Um in Zeiten der Digitalisierung wirtschaftlich und effizient zu handeln, befassen sich immer mehr Unternehmen mit der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse. Dabei gilt die Aufmerksamkeit nicht nur den unternehmensinternen Prozessen, sondern auch den externen Geschäftsprozessen. Die elektronische Anbindung von Lieferanten und Kunden an die eigenen Unternehmensprozesse ist nichts Neues. Seit Mitte der 60er Jahre etwa können geschäftsrelevante Daten durch Electronic Data Interchange (EDI) automatisch zwischen den ERP-Systemen der beteiligten Unternehmen ausgetauscht werden. Für diese Unternehmen entstehen dabei sowohl wirtschaftliche als auch strategische Vorteile. Abläufe werden schneller und effizienter, unnötige Schnittstellen und Fehlerquellen werden umgangen, die Kommunikation mit Zulieferern oder Kunden funktioniert reibungsloser und unmittelbar.

Trotzdem zeigen Erfahrungsberichte, dass viele Handelspartner eine Anbindung über EDI aufgrund der hohen Implementierungskosten und des schwer zu beziffernden Mehrwerts immer noch ablehnen. Um eine EDI Anbindung dennoch attraktiv zu machen, planen innovative Unternehmen inzwischen die Übernahme der Implementierungskosten für ausgewählte Handelspartner (Sponsored-EDI). Wenn sich ein Händler aus dem Mittelstand ernsthaft überlegt, seine Lieferanten und Kunden über Sponsored-EDI anzubinden, gilt es einiges zu beachten. Hier stellen sich z.B. die Fragen, welche Voraussetzungen für eine EDI-Integrationen notwendig sind und ob Sponsored-EDI die entstehenden Aufwandskosten tatsächlich aufwiegt.

Um diese Fragen beantworten zu können, empfiehlt sich eine fachspezifische Vorgehensweise, um einen Business Case erstellen zu können. Untersucht wird dabei die gesamte Kundenlandschaft des Unternehmens auf deren Eignung als EDI Partner. Maßgebliche Einflussfaktoren stellen dabei z.B. die Artikelkomplexität, die Anzahl an Aufträgen sowie die Art der Anbindung dar. Eine große Herausforderung bei der Informationsbeschaffung und Erstellung der Entscheidungsmatrix ist sicher auch die Unterstützung durch die am Prozess beteiligten Mitarbeiter.

Checkliste für erfolgreiches Sponsored-EDI

1.   Strategische Ziele klar benennen

Welche strategischen Ziele sollen durch den Einsatz von EDI erreicht werden? Diese Fragestellung sollte vor Projektbeginn geklärt sein. Mehrwerte durch EDI ergeben sich nicht zwingend für jedes Geschäftsmodell. Eine Bewertung von Potenzialen oder monetären Größen muss sich über strategische Ziele bemessen lassen.

2.   Herausforderungen und Einflussfaktoren der EDI-Schnittstelle identifizieren

Komplexität von Artikeln, Stammdatenqualität oder Heterogenität von Bestellungen sind nur einige der möglichen Herausforderungen. Ohne eine kritische Betrachtung möglicher Herausforderungen lassen sich nur schwer reale Potenziale identifizieren.

3.   Kunden- und Lieferantenpotenziale quantifizieren

Welchen Mehrwert hat der Kunde oder Lieferant durch EDI-Integration? Auch bei Sponsored-EDI muss der Nutzen für den Handelspartner formuliert werden. Was sind die Verkaufsargumente für das „Sponsoring“ einer Schnittstelle? Häufig fragen Handelspartner trotz Sponsored-EDI schnell auch nach den Auswirkungen auf den Produktpreis.

4.   Betroffenen Geschäftsprozesse detailliert analysieren

Die eigentliche Effizienz ergibt sich durch (Teil-) Automatisierung von Prozessen wie z.B. der Auftragserfassung. Entsprechend gilt es vorab, diese Prozesse im Detail zu analysieren, um Kosten bewerten zu können. Doch zu früh den reinen Standardprozess zu fokussieren ist nicht ausreichend. Prozesse müssen – gerade bei einer EDI-Automatisierung – resilient designed sein. Ausnahmen müssen definiert und neue Konzepte z.B. für den Kundenkontakt oder die Frühindikation bei Änderungen von Kundenwünschen etabliert werden.

 

5.   Integrationsprozesse standardisieren

Um effizient standardisieren zu können, werden effiziente Standardisierungsprozesse benötigt. Hier sollte man sich Fragen stellen wie z.B.: Wie werden Datenformate gemapped? Welche Workflows können den Handelspartnern angeboten werden? Es gilt, langlaufende und unstrukturierte Projekte zu vermeiden, um wirklich Einsparpotenziale zu heben.

6.   Aktives Change Management planen

Wie bei jeder Prozessänderung gilt: Nur wer ALLE Mitarbeiter frühzeitig mitnimmt und diese in die Veränderungsprozesse integriert, wird Prozesse erfolgreich ändern können.

7.   Sponsored-EDI als Produkt in Vertriebs- und Einkaufsprozesse integrieren

Der interne Business Case ist gerechnet, Potenziale identifiziert, die richtigen Handelspartner sind ausgewählt und alle technischen und prozessualen Voraussetzungen sind geschaffen. Und jetzt? Jetzt müssen die Handelspartner überzeugt werden. Bestehende Verkaufsprozesse, die aktuell vielleicht noch Produkte in Menge verkaufen, müssen jetzt „die Dienstleistung EDI“ vertreiben. Entsprechend müssen bestehende Prozesse im Vertrieb oder Einkauf angepasst werden. EDI muss (für die ausgewählten Handelspartner) zum integralen Bestandteil der Kundenkommunikation werden. Zudem gilt es ggf. neue Kompetenzen im Kontext der Prozessanalyse aufzubauen, um bei Handelspartnern als Sparrings-Partner zur Verfügung zu stehen und Effizienzpotenziale aufzuzeigen.

Diese Checkliste kann dem Management als Entscheidungsgrundlage dafür dienen, welche Handelspartner sich für eine EDI-Anbindung eignen würden. Für die konkrete Auswahl und Umsetzung von Sponsored-EDI müssen zusätzlich auch noch strategische Aspekte mit einbezogen werden. Mit den gewonnenen Erkenntnissen und Ergebnissen können daraufhin gezielt weitere Kunden und Lieferanten für Sponsored-EDI angeworben werden. Langfristig betrachtet trägt Sponsored-EDI zur Aufwandsreduzierung, Kostensenkung und weiteren digitalen Vernetzung mit Partnern und Kunden spürbar bei.

Haben Sie Ihre internen und externen Geschäftsprozesse schon genauer unter die Lupe genommen? Wissen Sie, wo unentdeckte Potenziale liegen?

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Kommen Sie unverbindlich auf uns zu – wir beraten Sie gerne zu Ihren Themen und finden gemeinsame Lösungen!

 

 

AUTOREN: Tim Schäfer, Florian Kurz, Angela Heinisch