Ja, vielleicht hätten wir uns bereits vor einigen Jahren um eine planvolle Implementierung flächendeckender Home-Office-Angebote kümmern sollen. Aber – wie so oft in Veränderungen – fehlte der notwendige Druck zur Umsetzung. Und wenn wir ganz ehrlich sind, waren vielleicht auch die ein oder anderen Unternehmenskulturen in Sachen Vertrauen, Eigenverantwortung und Selbstorganisation noch nicht ganz so weit.

 

Nun muss es schnell gehen! Die ersten Bundesländer ordnen „Coronaferien“ an. Was für einige Schüler nicht ungelegen kommt, erwischt gerade den Mittelstand kalt. Mitarbeiter müssen nun – wo immer möglich – innerhalb der kommenden Tage im Krisenmodus in neue Arbeitsstrukturen per remote (engl. für „entfernt“, „abgelegen“) überführt werden.

 

Aus gegebenem Anlass finden Sie nachfolgend unsere 10-Puntke Checkliste für eine gezielte Überführung möglicher Arbeitsabläufe in Richtung Home-Office:

 

1. Strukturiertes Change Management aufsetzen

Ihre Mitarbeiter sind jetzt nicht weniger verunsichert als Sie. Benennen Sie einen Krisenstab mit einer konkreten Ansprechperson für etwaige Fragen und Probleme, die auch wirklich erreichbar ist. Kommunizieren Sie gezielt und zentral, um die Verbreitung von Halbwahrheiten über WhatsApp und Co. zu vermeiden. Machen Sie deutlich, mit welchem Plan es vorangeht und welche Regeln gelten.

 

2. Prozesslandkarte aktualisieren / erarbeiten:

Um gezielt die Frage des „wie arbeiten wir eigentlich?“ beantworten zu können, hilft eine Landkarte. Eine Prozesslandkarte. Die wichtigsten Schritte der Wertschöpfung sollten hier dokumentiert sein. Hiervon ausgehen können nun die Verantwortlichkeiten der einzelnen Prozesse geklärt werden.

Im Anschluss gilt es, folgende Fragen je Prozess auf der Landkarte zu beantworten:

-          Wie relevant ist dieser Prozess für unsere kurzfristige Wertschöpfung?

-          Welche Rollen / Stellen in diesem Bereich können definitiv NICHT per remote arbeiten?

-          Welche Rollen können remote steuern oder führen?

-          Welche Rollen können ggf. NICHT kurzfristig ersetzt werden?

 

3. IT-System auf der Prozesslandkarte identifizieren

Für die remote zugänglichen Prozesse müssen nun die IT-Systeme geprüft werden. Welche IT-Systeme werden in den jeweiligen Prozessen eingesetzt? Wie wird in diesen Prozessen kommuniziert? Zu unterscheiden ist hier die Rolle der IT-Systeme innerhalb des Prozesses. Auch die Frage der Dateiablage etc. muss geklärt sein. In vielen Prozessen existiert ein nicht unbeträchtlicher Teil an Excel-Listen, welche den Prozess zentral stützen und die Ausführung erst ermöglichen.

WICHTIG: Vor allem die Kommunikation zwischen den Prozessen / Abteilungen muss auch remote sichergestellt werden. Gegebenenfalls müssen neue IT-Systeme für Webmeetings und Chats zur Verfügung gestellt werden.

 

4. Zugänglichkeit der IT-Systeme prüfen

Nachdem die IT-Systeme identifiziert wurden, müssen Sie herausfinden, ob und wie ein Remote-Zugriff möglich ist. Kann ein Fernzugriff per VPN o.ä. auf die Software erfolgen oder ist dies technisch nicht möglich? Falls nicht, ist zu prüfen, inwieweit durch verringertes vor Ort Personal ein In- bzw. Output aus der Software erfolgen kann.

 

5. Skalierungsfähigkeit der IT-Systeme bewerten

Neben der theoretischen Möglichkeit des Remote-Zugriffs muss die Infrastruktur auf Ihre Belastbarkeit geprüft werden. Lizenzen und maximale Belastung von z. B. Internetleitungen und VPN-Verbindungen sollten vorab getestet werden. So muss ggf. eine Entscheidung, welche Bereiche der Prozesslandkarte in der Priorität zurückrücken, vorab geklärt werden.

 

6. Hardware und Software der betroffenen Mitarbeiter testen

Auf die IT-Abteilungen kommen hierdurch gleich mehrere Arbeitspakete parallel zu. Die Rahmenbedingungen der IT-Systeme müssen geklärt und die Mitarbeiter gleichzeitig mit der notwenigen Hard- und Software ausgestattet werden. Es gilt zudem, kurze Leitfäden für die Verwendung von z. B. Webmeeting-Anwendungen mitzugeben.

 

7. Rechtssicherheit für Home-Office Arbeitsplätze sicherstellen

Auch im Home-Office (oder zu Deutsch „Heimarbeit“) müssen Sie als Arbeitgeber gewisse arbeitsrechtliche Vorgaben kennen und einhalten. Hierbei spielen beispielsweise Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutz und Datenschutz wichtige Rollen. Auch wenn es jetzt schnell gehen muss, sollten Sie sich mit der HR und dem Betriebsrat abstimmen.

 

8. Virtuelle Meetings definieren

Eine der größten Herausforderungen der Heimarbeit ist der fehlende menschliche Kontakt: Ergänzende Kommunikation, wie der klassische „Flurfunk“, fehlen, der Teamgeist beginnt zu bröckeln und oftmals scheuen sich die Mitarbeiter anfangs vor Webmeetings.

Jede Führungskraft muss daher für die kommenden Wochen definieren, welche Regeltermine über Webmeetings weitergeführt oder ggf. neu erstellt werden müssen. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter mit der Webmeeting-Anwendung umgehen kann und relevante Informationsflüsse erhalten bleiben. Rufen Sie Ihre Mitarbeiter aber auch regelmäßig an, um den bilateralen Austausch aufrecht zu erhalten und verdeutlichen Sie, dass Sie für Ihr Team auch außerhalb der Regelmeetings jederzeit erreichbar sind – keine falsche Scheu vor dem Griff zum Telefon! Trotz physischer Distanz bleiben Sie ein Team.

 

9. Support-Prozesse und SharedServices überprüfen

Neben den wertschöpfenden Prozessbereichen müssen zudem die Support-Prozesse wie HR oder IT hinsichtlich der Erreichbarkeit geprüft werden. Gerade HR-Abteilungen werden nun ein erhöhtes Anfrageaufkommen spüren. Hier können auch für Nicht-IT-Abteilungen ggf. Ticket-Systeme verwendet werden, ob Anfragen koordiniert abzuarbeiten.

 

10.  Neue Arbeitsformen in Standards überführen

Nach der Krise ist vor der Krise! Die neuen Arbeitsformen, welche nun häufig so „Hopp la Hopp“ etabliert werden, gilt es nun in Standards zu übertragen. Prozesse müssen im Detail geprüft werden, Mitarbeiter-Feedback muss gezielt erhoben und mögliche Schwachstellen identifiziert werden. 

 

 

Nach all der Hektik, welche uns in den kommenden Tagen und Wochen erwartet, gilt es, die Not in eine Tugend zu verwandeln! Natürlich steht Ihnen die bamero AG in diesen schwierigen Zeiten auch kurzfristig – und auf Wunsch natürlich auch remote – zur Verfügung. 

AUTOR: Melanie Tabbi / Florian Kurz