Success Story: Digitale Transformation der Stadtverwaltung Memmingen – Schuleingangsuntersuchung mit formcycle
Ausgangssituation: Manuelle Abläufe und hoher Koordinationsaufwand
Die Stadt Memmingen, eine fortschrittliche Kommune in Bayern, hat sich das Ziel gesetzt, ihre Verwaltungsprozesse effizienter und digitaler zu gestalten. In Zusammenarbeit mit der bamero AG wurde das Formularmanagement-Tool formcycle eingeführt, um die Digitalisierung nachhaltig voranzutreiben. Als Pilotprojekt wurde die Schuleingangsuntersuchung (SEU) als Leuchtturm-Prozess ausgewählt. Ziel war es, den SEU-Prozess nicht nur zu optimieren und zu digitalisieren, sondern auch eine solide Basis für zukünftige Digitalisierungsprojekte zu schaffen.
Projektverlauf: Effizienz durch strukturiertes Enablement
In enger Abstimmung mit der Stadt Memmingen haben wir den SEU-Prozess Schritt für Schritt transformiert. Der Weg führte von einer transparenten IST-Analyse über ein pragmatisches SOLL-Konzept bis hin zur technischen Implementierung. Dank wöchentlicher Abstimmungen und gezielter Anwenderschulungen konnten wir nicht nur den Pilotprozess erfolgreich live bringen, sondern auch wertvolle Effizienzpotenziale für die gesamte Verwaltung identifizieren.
Der Prozess im Detail: 5 Phasen zum Erfolg
- Detaillierte IST-Analyse Das Projekt startete mit einer umfassenden Analyse des bestehenden Prozesses. Gemeinsam mit allen relevanten Stakeholdern wurde der aktuelle Ablauf dokumentiert und bestehende Schwachstellen wurden identifiziert.
- Entwicklung des SOLL-Konzepts Auf Basis der Analyseergebnisse entwickelte die bamero AG ein optimiertes SOLL-Konzept. Dieses wurde in enger Abstimmung mit der Stadt Memmingen finalisiert, um passgenaue Lösungen sicherzustellen.
- Enablement & Schulung Vor der technischen Umsetzung wurden gezielte formcycle-Schulungen durchgeführt. Ziel war es, die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung optimal auf die Nutzung des neuen Tools vorzubereiten und Berührungsängste abzubauen.
- Schrittweise Umsetzung & Optimierung Die Prozessdigitalisierung erfolgte schrittweise. Ein wesentlicher Vorteil dieser Phase war die Agilität: Während der Entwicklung konnten zusätzliche Effizienzpotenziale identifiziert und grundlegende Prozessanpassungen direkt vorgenommen werden.
- Kontinuierliche Abstimmung Wöchentliche Regeltermine boten eine Plattform, um den Entwicklungsstand zu besprechen und offene Fragen zu klären. Gleichzeitig wurden allgemeine Fragen zu formcycle behandelt, was eine solide Basis für zukünftige Digitalisierungsprojekte schuf.
Das Werkzeug: XIMA formcycle
Die Plattform für intelligente Verwaltungsprozesse
Um die digitale Transformation in Memmingen nachhaltig zu verankern, haben wir uns gemeinsam für XIMA formcycle entschieden. Diese Low-Code-Lösung ist weit mehr als ein reines Formular-Tool: Sie ist der Schlüssel zur Selbsthilfe. Mit formcycle lassen sich behördliche Abläufe schnell, sicher und barrierefrei ins Netz bringen. Der Clou: Durch das im Projekt vermittelte Know-how der bamero AG ist die Stadtverwaltung nun in der Lage, formcycle als universelles Werkzeug zu nutzen, um künftige Digitalisierungsprojekte flexibel und in Eigenregie umzusetzen.
Ergebnis: Nachhaltiger Wissenstransfer und Selbstständigkeit
Die Stadt Memmingen führte eigenständig die Testphasen mit dem Gesundheitsamt durch und war dank des erworbenen Wissens in der Lage, finale Anpassungen selbstständig in formcycle vorzunehmen.
Fazit: Nachhaltige Digitalisierung durch befähigte Mitarbeitende
Durch die enge Zusammenarbeit zwischen der Stadt Memmingen und der bamero AG konnte nicht nur ein einzelner Prozess digitalisiert, sondern auch ein nachhaltiger Wissenstransfer geschaffen werden.
Die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung sind nun in der Lage, formcycle eigenständig zu nutzen und zukünftige Prozesse selbst zu digitalisieren.
Damit wurde ein wichtiger Grundstein für die langfristige digitale Transformation der Stadt gelegt.
„Oft sprechen wir mit Verwaltungen, die bereits eine ‚Digitalisierungsstrategie‘ allein oder mit externer Unterstützung erarbeitet haben und dann jedoch offen zugeben, dass Sie gar nicht wissen, was jetzt eigentlich zu tun ist. Das ist natürlich maximal am Ziel vorbei. Hunderte Seiten voll ‚Berater-Bullshit-Bingo‘ sind keine Strategie. Genau deshalb setzen wir auf klare Zielbilder und den von uns konzipierten pragmatischen Plan zur Verwaltungsdigitalisierung.“ – Florian Kurz, CEO bamero AG
Warum sich unsere bewährte Vorgehensweise auch für Ihre Verwaltung lohnt
Unsere strukturierte Vorgehensweise schafft Ordnung im Digitalisierungsdschungel und sorgt für schnelle, nachhaltige Erfolge.
Was uns wichtig ist:
- Gute Vorbereitung, um Ihre individuellen Erwartungen herauszuarbeiten
- Vor-Ort-Workshops, um Ihre Organisation wirklich zu verstehen
- Keine plumpen Standards, um eine passgenaue Version für Ihre Organisation zu finden
- Einbeziehung aller Beteiligten, um von Anfang an Akzeptanz zu schaffen
- Realistische Umsetzungsplanung, damit kein Frust aufkommt
- Viele praktische Beispiele aus anderen Kommunen und Landkreisen aus unserer Erfahrung aus über zehn Jahren Verwaltungsdigitalisierung
Wenn auch Sie ein klares Digitalisierungszielbild entwickeln möchten, das alle Beteiligten mitnimmt und praxisnahe Lösungen liefert, dann lassen Sie uns ins Gespräch kommen!
