Success Story: Digitalisierung mit Plan
– der Markt Garmisch-Partenkirchen setzt auf Struktur und Zusammenarbeit

„Die bamero AG hat uns mit einem durchdachten Vorgehen zu einem zugeschnittenen digitalen Zielbild verholfen und uns auch gezeigt, wie der Weg dorthin genau aussieht. Durch eine Vielzahl an Expertentipps und wertvollen Hinweisen haben wir viele wichtige Eindrücke mitgenommen. Wir fühlen uns nun gut ausgestattet, um die wichtigen Aufgaben in der Umsetzung der Digitalisierung anzugehen!“

Thomas Klas, Digitalisierungsbeauftragter
Markt Garmisch-Partenkirchen

Ausgangssituation: Digitalisierung ohne klare Struktur

Wie in vielen Kommunen in Deutschland gab es auch im Markt Garmisch-Partenkirchen eine Vielzahl einzelner Digitalisierungsinitiativen – eine übergreifende Strategie, die zentral koordiniert wird, fehlte aber bislang. Die Fachämter agierten weitgehend isoliert voneinander und die neue Position des „Digitalisierungsbeauftragten“ sollte weiter gefestigt werden. Konkret fehlte eine gemeinsame Vorstellung davon, wie die digitale Zukunft der Verwaltung aussehen sollte. Zudem stand der Digitalisierungsbeauftragte, Herr Thomas Klas, vor der Herausforderung, alle relevanten Akteure ins Boot zu holen und einen praktikablen Umsetzungsplan zu entwickeln.

Mit der bamero als externen Partner wollte man also mit allen Fachämtern eine gemeinsame Vorstellung der Zukunft schaffen, gleichzeitig aber auch einen konkreten Maßnahmenplan entwickeln, um diese Ziele erreichbar zu machen.

Zielsetzung: Verständliche und erreichbare Ziele, für alle!

Das Vorgehen zielte darauf ab, dass alle Verantwortlichen und Vertreter der Mitarbeitenden gemeinsam ein deutliches Zielbild entwickeln, um eine pragmatische Roadmap für schnelle und effektive Ergebniserreichung zu ermöglichen.

Es sollte auf den aktuellen Stand der Digitalisierung der Organisation geschaut sowie alle relevanten Handlungsstränge für die Zukunft zusammengeführt werden. Dabei sollten für die Organisation „verdaubare“ Schritte hin zu einer gemeinsamen Vision abgeleitet werden.
Das Digitalisierungszielbild sollte auf dem „Blick zurück“ sowie der Ausgangslage aufbauen und die Handlungsfelder Services, IT-Infrastruktur, Zusammenarbeit, Arbeitsweisen, Strukturen und Organisationskultur beschreiben.

Unser pragamtisches Vorgehen: Ein gemeinsames Zielbild und ein pragmatischer Plan

Mit ihren Digitalisierungsexperten hat die bamero AG eine strukturierte Workshopreihe entwickelt, um alle Fachämter an einen Tisch zu holen. Es galt ein klares, abgestimmtes Digitalisierungszielbild zu erarbeiten, das nicht nur technische Aspekte, sondern auch die Zusammenarbeit, Arbeitsweisen und Organisationskultur berücksichtigt.

• Vorbereitung: Analyse der Ausgangslage und Kick-Off mit dem Kernteam der Marktverwaltung
• Workshops mit Vertretern aller Fachämter:
• Aufbereitung und Ergebnispräsentation: Erstellung eines „pragmatischen Plans“ mit konkreten Umsetzungsschritten sowie Vorstellung vor Gremien

Aufgelockert wurden die Workshops durch spannende Exkurse in die gesetzlichen und organisatorischen Herausforderungen der Verwaltungsdigitalisierung wie OZG, eGov, TR-RESISCAN und KRITIS, damit alle Teilnehmenden auf einem Stand sind und die Dringlichkeit der Themen präsent ist.

Tradition und Bergkulisse und Digitalisierungszielbild
– Marktgemeinde Garmisch-Partenkirchen (Copyright Marktgemeinde Garmisch-Partenkirchen)

„Ich habe das Gefühl, dass wir jetzt alle auf demselben Stand sind. Dabei haben auch die Exkurse der bamero geholfen, die die gesetzlichen Rahmenbedingungen umrissen haben.“

sagt Workshop-Teilnehmer Martin Millian.

Ergebnisse: Von der Theorie zur pragmatischen Umsetzung

„Oft sprechen wir mit Verwaltungen, die bereits eine ‚Digitalisierungsstrategie‘ allein oder mit externer Unterstützung erarbeitet haben und dann jedoch offen zugeben, dass Sie gar nicht wissen, was jetzt eigentlich zu tun ist. Das ist natürlich maximal am Ziel vorbei. Hunderte Seiten voll ‚Berater-Bullshit-Bingo‘ sind keine Strategie. Genau deshalb setzen wir auf klare Zielbilder und den von uns konzipierten pragmatischen Plan zur Verwaltungsdigitalisierung.“

– Florian Kurz, CEO bamero AG

Besonders wichtig war es in diesem Projekt, die Marktgemeinde nicht mit „Schrankware“ zurückzulassen – schön formulierte Ausschmückungen also, die sich in Zukunft aber niemand mehr anschaut. Der Fokus lag auf hilfreichen Werkzeugen und einem klaren Umsetzungsplan. So wurde neben einem verständlich ausformulierten Zielbild in sechs Dimensionen auch ein Detaildokument geschaffen, das alle offenen Fragen beantworten soll, sowie ein pragmatischer Plan, der alle zur Zielerreichung notwendigen Aufgaben, Projekte und Projektprogramme einfängt und Fortschritte und Entscheidungsbedarfe fortlaufend aufzeigt.

„Ich denke, dass es der Organisation der Marktgemeinde guttat, über die Tellerränder einzelner Fachämter hinauszuschauen und zu verstehen, welche Themen in anderen Ämtern brennen und welche Hürden es im Arbeitsalltag gibt. Das hat viel Verständnis füreinander geschaffen. Gleichzeitig waren man überrascht, dass die Erwartungen an die Zukunft letztlich gar nicht weit auseinander lagen und man sich auf ein sehr greifbares, gemeinsames Zielbild einigen konnte.“

– Melanie Tabbi, Senior Consultant der bamero AG 

Herr Klas bewertet: „Für uns war es besonders wichtig, dass die bamero Gesicht zeigte und unsere Ergebnisse vor dem Marktgemeinderat präsentierte, wobei alle aufkommenden Fragen fundiert beantwortet wurden.“
Auf Grundlage der Ergebnispräsentation hat der Marktgemeinderat das Digitalisierungszielbild bestätigt und einstimmig die Umsetzung beschlossen. So kann sich Herr Klas als Digitalisierungsbeauftragter mit gesicherter Grundlage und dem Marktgemeinderat im Rücken an die Realisierung des Zielbildes machen.

Die gemeinsam erarbeitete Digitalisierungszielbild hat mehrere entscheidende Vorteile geschaffen:

• Identifikation und Verbindlichkeit: Alle Fachämter waren in den Prozess eingebunden, wodurch das Zielbild eine hohe Akzeptanz genießt.
• Klare Rolle: Der Digitalisierungsbeauftragte und die IT-Abteilung haben sich zum Digitalisierungstreiber entwickelt.
• Transparente Priorisierung: Alle Digitalisierungsprojekte sind nun abgestimmt, realistisch priorisiert und mit klaren Zuständigkeiten versehen.
• Flexibler Umsetzungsplan: Der pragmatische Plan ist ein lebendiges Dokument, das flexibel an neue Anforderungen angepasst werden kann (z. B. OZG, E-Akte, KRITIS).

„Wir begrüßen es sehr, dass der Marktgemeinderat die mit der bamero AG erarbeitete Digitalisierungsstrategie bestätigt hat. Auf diesem Fundament können unsere weiteren Initiativen zur Verwaltungsdigitalisierung koordiniert angegangen werden.“

Thomas Klas, Markt Garmisch-Partenkirchen

Warum sich unsere bewährte  Vorgehensweise  auch für Ihre Verwaltung lohnt

Unsere strukturierte Vorgehensweise schafft Ordnung im Digitalisierungsdschungel und sorgt für schnelle, nachhaltige Erfolge.

Was uns wichtig ist:

• Gute Vorbereitung, um Ihre individuellen Erwartungen herauszuarbeiten
• Vor-Ort-Workshops, um Ihre Organisation wirklich zu verstehen
• Keine plumpen Standards, um eine passgenaue Version für Ihre Organisation zu finden
• Einbeziehung aller Beteiligten, um von Anfang an Akzeptanz zu schaffen
• Realistische Umsetzungsplanung, damit kein Frust aufkommt
• Viele praktische Beispiele aus anderen Kommunen und Landkreisen aus unserer Erfahrung aus über zehn Jahren Verwaltungsdigitalisierung

Wenn auch Sie ein klares Digitalisierungszielbild entwickeln möchten, das alle Beteiligten mitnimmt und praxisnahe Lösungen liefert, dann lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Copyright Marktgemeinde Garmisch-Partenkirchen